Hay una serie de problemas que a todos los hombres de la Industria resultan conocidos y si su empresa está libre de ellos, o los tiene “en menor medida”, es porque seguramente dispone de un buen sistema informático, lo están usando correctamente y disfrutan de su trabajo: a todos ellos Felicitaciones!
Una falla de Organización se puede solucionar disponiendo de un sistema informático de producción y de la decisión de la empresa de implementarlo y usarlo a fondo.
En esta nota, hemos enumerado estas 10 penas de producción con el ánimo de compartirlas y poder detenernos a pensar una solución posible para cada una. Ojalá fueran solo estas 10, pero siempre es bueno empezar de a poco. Hagamos catarsis!
La pena nº1: Estamos en Emergencias por cambio frecuentes de programas de Ventas: en estos casos, en general, hay que recurrir a los “imprescindibles de la fabrica” para tratar de evaluar la situación, tomar mini inventarios de emergencia, consultar planillas de cálculo, y tomar decisiones de Emergencia…….que inevitablemente conducirán a mas emergencias! En estas ocasiones, si la empresa utilizara un sistema informático solo deberá replanificar la producción a partir de los cambios solicitados. El sistema simplemente replanteará completamente la nueva situación y señalará todos los inconvenientes a atender para cumplir con los cambios solicitados y permitirá plantear a Ventas las posibilidades reales y al mismo tiempo justificar porqué no se puede cumplir totalmente lo solicitado, si fuera el caso.
La pena nº2: Los stocks no son los adecuados. El ya conocido “Acá hay de todo menos lo que se necesita” y la fuente continua de discordia “Producción puede fabricar cualquier cosa menos lo que Ventas necesita”. El problema básicamente es que se prioriza permanentemente lo urgente por sobre lo importante. “mas inspiración y menos transpiración!” decían por ahí. Frente a una sucesión de problemas apremiantes se tiende a buscar soluciones en forma inmediata y se deja de planificar las acciones futuras, el personal se “mata trabajando” pero los resultados son siempre insuficientes. Con el tiempo, esta forma de trabajar se termina convirtiendo en normal. Una solución posible es planificar correctamente a partir de la situación actual, sea cual fuera, con el sistema adecuado, hacer todas las simulaciones que se necesiten, analizar la situación actual y tomar las mejores decisiones. La repetición de esta forma de operar va a llevar a la empresa hacia un estado de ordenamiento mayor, para que las emergencias sean solo las inevitables, por ejemplo rotura de maquinas.
La pena nº3: La planificación de la Compra y el seguimiento de las entregas no son adecuados. En general no se realiza la planificación con la anticipación debida y no se inicia el ciclo de compras en la fecha oportuna (lead Time).
Las consecuencias de ello es que se realizan muchas compras de emergencia, en general por teléfono, sin cotización, y a veces sin emitir la Orden de Compra, de cantidades estimadas groseramente, y a un costo mucho más alto que el habitual. Al cabo de un tiempo sobran materiales y faltan otros, o no llegan en las fechas en que se necesitan. Tampoco se hace un seguimiento adecuado de las fechas de recepción, lo que podría evitar futuras emergencias.
En este estado de desorden no se pueden seleccionar, evaluar y calificar correctamente a los proveedores.
Como opción para disminuir las entregas fuera de término, se debe realizar una planificación adecuada de las compras y de las entregas. Con la ayuda de un buen sistema de Compras se podrá realizar el seguimiento de las entregas, el sistemas emitirá Alertas con avisos por incumplimiento de lo proveedores.
La pena nº 4: El control de la fabricación en terceros es muy incompleto. En general se envía al proveedor los materiales componentes de la producción en varias entregas, a veces se les pide que devuelvan una parte porque falta en la línea. Al mismo tiempo, ellos pueden enviar la producción en varias entregas. También puede suceder que se le devuelve parte de la producción para retrabajar, luego lo reenvían con remito, probablemente se le pague mas de lo que corresponde. El problema mas grave que surge como consecuencia de estas constantes idas y vueltas es que la empresa pierde el control del stock en terceros (se lo llama para preguntarle cuanto tiene!); inevitablemente el tercero se da cuenta y podría utilizar los materiales de la empresa para otros clientes. Si la empresa utilizara un sistema de producción, simplemente debería emitir una orden de compra por las tareas a realizar, con el correspondiente precio.
Se llevaría el stock en terceros por los materiales enviados y por los consumos efectuados al recibir los materiales.
Se registrarán los envíos y las devoluciones del proveedor, solo se le pagará lo que corresponde en función del trabajo realizado. También, se llevará el stock lo que evita tentaciones de uso indebido.
La pena nº 5: La planificación de la Importación y el seguimiento de la operatoria son inadecuados. El problema es que no se realiza la planificación de la importación con la anticipación debida y no se inicia el ciclo de importación en la fecha adecuada. Por otra parte, y con un riesgo financiero importante, se realizan importaciones de cantidades estimadas groseramente, al cabo de un tiempo sobran materiales y faltan otros, o no llegan en las fechas en que se necesitan. Tampoco se puede realizar un seguimiento del embarque para estimar las fechas de recepción y no se calculan correctamente los costos totales de los productos importados. Con un sistema de importaciones especializado se podría realizar la planificación de la compra importada y se controlaría todo el trámite, se realizaría el seguimiento y se calculará exactamente el costo de cada importación.
La pena nº 6: No se puede llevar el control de la trazabilidad, por falla del control por “Lotes”. Llevar el control de lotes es muy complejo y costoso. Si se necesita control de la trazabilidad y se ha evaluado con precisión sobre qué productos es necesario hacerlo, se debe verificar que el sistema lo pueda manejar desde el ingreso de los materiales, en todos los estados de fabricación, en las entregas a los clientes y aun en las devoluciones. Solo un sistema ERP orientado a empresas industriales puede resolver esta problemática de una manera acabada.
La pena nº 7: No se puede medir la Eficiencia con la que se trabaja en producción. La verdad es que es difícil controlar la eficiencia de por sí, pero si además la información de lo fabricado y consumido es muy precaria, esto se transforma en una tarea más difícil aún. Como consecuencia de ello, al no controlar la eficiencia, es muy complejo evaluar las causas de los desvíos y mucho mas los costos. Paralelamente no se podrán solucionar los problemas de fondo causales de los desvíos. Como alternativa, la empresa debería tener ingresadas correctamente las estructuras de los productos para luego informar correctamente la producción realizada en todas las etapas y los insumos utilizados (se pueden explotar por formula o por informe directo según los casos). Con esa información un sistema de producción podría calcular las desviaciones de consumo de materiales y horas de recursos con respecto al estándar. Analizando los desvíos recurrentes se pueden tomar las medidas correctivas. Si esta acción se realiza sistemáticamente se reduce el costo final de los productos.
La pena nº 8: No hay buena información para realizar cálculo de Costos. Es difícil efectuar un buen cálculo de Costos si no se dispone la información de la producción realizada, al no controlar el costo y las causas de su desvío, no se conoce cuanto “debería costar el producto”. Eso trae asociados dos consecuencias posibles: si el costo está subvaluado posiblemente se pierdan Ganancias, si está sobrevaluado, es probable que se pierda competitividad en las Ventas. Si se utiliza un sistema de costos, se ingresarán las estructuras de los productos para luego poder informar correctamente la producción realizada en todas las etapas y los insumos utilizados. Con esa información el sistema podrá calcular las desviaciones de costos con respecto al costo estándar o directamente el costo real según sea el sistema de costeo que se utilice. Analizando los desvíos recurrentes se pueden tomar las medidas correctivas. Si esta acción se realiza sistemáticamente se reducirá el costo final de los productos y permitirá competir mejor en el mercado.
La pena nº 9: Se pierden Ventas por incumplimiento. La sucesión de problemas mencionados anteriormente hace que inevitablemente se resientan las ventas. En general no es fácil explicar o informar con precisión todo lo que sucedió, después de un tiempo la culpa siempre termina siendo de producción!. La cosa no es tan fácil, por un lado Ventas debería limitar lo máximo posible los cambios de programas, mediante un buen presupuesto de ventas. Si el mercado fuera muy variable debe pensarse en incrementar los stocks de productos terminados para poder absorber los picos de demanda.
Por otro lado, producción debería realizar todos los pasos aquí indicados; además puede aumentar los stocks de componentes de los productos de demanda muy variables, por supuesto por medio de la planificación.
La pena nº 10: No se dispone en todo momento de la Información necesaria para tomar Decisiones acertadas y oportunas. En definitiva esta es la causa común a todos los problemas analizados. Estas pueden ser algunas de las razones de este “dolor”: 0) No tienen sistema de información. 1) El sistema de información resulta inadecuado: Muchas empresas suelen elegir y contratar primero sistemas para Finanzas y Comercialización y luego para Producción, muchas veces sin realizar una evaluación adecuada de la profundidad de las funciones especificas. 2) Trabajan con sistemas incompletos o no conectados entre sí. 3) Falta apoyo de la dirección para que el sistema, de ser el adecuado, se implemente y se lleva correctamente. Una de las soluciones a esta pena mayor es contratar un sistema diseñado específicamente para producción, verificando que resuelva todas y cada una de las “penas”. La dirección de la empresa debe apoyar y exigir el uso del sistema. Los sistemas que se utilicen deben estar correctamente integrados.
Para terminar: como dice en las películas,
“cualquier parecido con la realidad es pura coincidencia”.
Que lindo sería trabajar en producción si no sucediera todo esto!
Por la División Consultoría de Hipernet S.A.
